Privacyreglement

Begripsbepalingen

Instellingen
Het als zelfstandige eenheid optredend organisatorisch verband waarin:
a: zorg wordt verleend als omschreven bij of krachtens de Zorgverzekeringswet of de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten;
b: maatschappelijke ondersteuning wordt geboden door derden als bedoeld in artikel 10 van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

Persoonsgegeven
Een gegeven dat herleidbaar is tot een individu (natuurlijk persoon).

Persoonsregistratie
Een samenhangende verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs geautomatiseerde weg worden gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd.

Houder
Degene die zeggenschap heft over een persoonsregistratie. Dit is de directeur of, bij het ontbreken daarvan, de hoogste leidinggevende van de aangesloten instelling.

Bewerker
Degene die in het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd.

Gebruiker
Degene die geautoriseerd is door de houder gegevens in de registratie in te voeren en/of te muteren dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen. In de dagelijkse praktijk zijn dit de medewerkers van de aangesloten instellingen.

Geregistreerde
De cliënt wiens persoonsgegevens in de persoonsregistratie van de betreffende instelling zijn opgenomen.

Zorgverlener
De beroepsbeoefenaar die de directe zorg verleent aan de cliënt.

Verstrekken van gegevens uit een persoonsregistratie:
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens voor zover dat geheel of grotendeels steunt op gegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens zijn verkregen.

Registratiekamer
De registratiekamer, ingesteld bij artikel 37 Wet Persoonsregistratie (verder aangeduid als WPR).

Doel van de registratie

Het doel van de registratie is:

1. Het systematisch kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het verlenen van verantwoorde cliëntenzorg,
2. De al verleende zorg te kunnen verantwoorden en te kunnen reconstrueren,

Het genereren van informatie ter bewaking, toetsing en verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening door de instelling.

Categorieën van personen over wie gegevens in de registratie worden opgenomen

De registratie bevat gegevens over de cliënten aan wie zorg wordt verleend of voor wie zorg wordt bemiddeld.

Soorten van gegevens die in de registratie worden opgenomen en de wijze waarop deze worden verkregen

De gegevens die in de registratie worden opgenomen hebben hoofdzakelijk betrekking op de persoon van de cliënt, diens zorgbehoefte, de verleende zorg, en de administratieve en financiële afwijking daarvan. Meer in het bijzonder gaat het om de volgende gegevens:

1. identificatienummer;
2. personalia (NAW, geb. datum, geslacht);
3. huisarts;
4. zorganamnese;
5. zorgplan;
6. rapportage uitvoering van de zorg en observatie;
7. eigen verklaring van de cliënt betreffende de vastgelegde gegevens;
8. tijdregistratie;
9. boekhoudkundige gegevens.

Behoudens het identificatienummer worden alle gegevens rechtstreeks van, in samenspraak met, of middels observatie van de cliënt verkregen of hiervan afgeleid. Het identificatienummer wordt toegekend door de houder.

De gevallen waarin opgenomen gegevens worden verwijderd of vernietigd

1. De cliëntengegevens worden tot tien jaar na registratie bewaard. Daarna worden zij vernietigd behoudens de bij wet geregelde uitzonderingen.
2. Wanneer een cliënt schriftelijk verzoek zijn gegevens (deels) te vernietigen binnen de gestelde bewaartermijn van tien jaar wordt hier, na verificatie door de houder bij de cliënt, binnen drie maanden aan voldaan. Het verzoek tot vernietiging wordt bewaard. Hierop wordt de datum van verificatie en van vernietiging vermeld.

De soorten gegevens en de categorieën van personen of instanties waaraan gegevens uit de registratie worden verstrekt

Als regel mogen slechts gegevens van andere personen en rechtspersonen verstrekt worden wanneer de patiënt daarmee heeft ingestemd. Niettemin zijn er enkele personen en instanties die als gevolg van hun taak of functie bepaalde gegevens mogen ontvangen. U kunt hierbij denken aan uitvoeringsinstellingen of de inspectie voor gezondheidszorg. De instellingen verstrekken uit de persoonsregistratie slechts gegevens aan personen die als gevolg van hun taak die gegevens mogen ontvangen, met dien verstande dat een zodanige verstrekking slechts geschiedt voor doeleinden die met het doel van de persoonsregistratie verenigbaar zijn. In de regel betreft dit:

1. informatie voor medewerkers die bij de cliënt werkzaam zijn;
2. persoonsgegevens en kwantitatieve gegevens voor instanties met een publiekrechtelijke zaak. Indien mogelijk wordt dit de patiënt bij het begin van de overeenkomst medegedeeld dan wel gevraagd;
3. gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek op het gebied van de volksgezondheid, doch slechts indien het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarboren dat de persoonlijke levenssfeer van de cliënt niet onevenredig wordt geschaad of het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek in redelijkheid niet kan worden verlangd en de instelling zorg heeft gedragen dat de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat de herleiding tot individuele natuurlijke personen wordt voorkomen. Verstrekking overeenkomstig het gestelde onder 3 is slechts mogelijk indien het onderzoek een algemeen belang dient; niet zonder de betreffende gegevens kan worden uitgevoerd en voor zo ver de betrokken cliënt tegen verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeftgemaakt;
4. Verder worden gegevens verstrekt aan derden wanneer dat voortvloeit uit het doel van de registratie of wordt vereist;
5. In de overige gevallen is voor de verstrekking van persoonsgegevens uit de registratie aan derden de schriftelijke toestemming van de cliënt vereist;
6. Verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is;
7. De houder legt verstrekking van gegevens uit de persoonsregistratie vast tenzij hij redelijkerwijze kan aannemen dat degeregistreerde daarbij geen belang heeft.

De rechtstreekse toegang tot de registratie

Per deeladministratie hebben de volgende personen rechtstreekse toegang;

1. de houder voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van diens taak;
2. de bewerker voor zover noodzakelijk voor diens taak;
3. de gebruiker voor zover noodzakelijk voor diens taak. De zorgverlener heeft bijvoorbeeld alleen rechtstreekse toegang tot de gegevens van de cliënten aan wie hij zorg levert;
4. de cliënt waaraan diensten worden verleend voor wat betreft zijn zorgdossier.

Verbanden tussen de gegevensverzameling en andere gegevens verzameling

Er bestaan de volgende verbanden tussen de gegevens verzameling van instellingen en andere gegevensverzamelingen:

1. personalia cliënten, kwantitatieve zorggegevens (registratie uren verleende zorg) en de registratie van instituten met een publiekrechtelijke taak.
2. personalia cliënten, kwantitatieve zorggegevens en de externe boekhouding.

Rechten van geregistreerde en hun wettelijke vertegenwoordigers

1. De geregistreerde of diens bevoegde vertegenwoordiger ontvangen bij aanvang van de zorgrelatie schriftelijk de mededeling dat persoonsgegevens over hem worden vastgelegd in de registratie.
2. De geregistreerde of diens bevoegde vertegenwoordiger hebben recht op inzage in, en afschrift van de over hem vastgelegde gegevens. Hiertoe dient de geregistreerde of diens vertegenwoordiger en verzoek te richten aan de houder. De houder maakt een afspraak op welke datum en tijdstip de gegevens kunnen worden ingezien. Voor een afschrift worden de in redelijkheid gemaakte kosten in rekening gebracht.
3. Op verzoek van de cliënt of diens bevoegde vertegenwoordiger worden gegevens aangevuld, worden foutieve gegevens verwijderd en/of verbeterd.
4. Op verzoek van de cliënt of diens bevoegde vertegenwoordiger wordt een eigen verklaring over de vastgelegde gegevens aan het dossier toegevoegd.

Hoofdlijnen organisatie en beheer van de registratie

De personalia van de patiënt zijn ingevoerd in een PC of in een systematisch toegankelijke handmatige registratie. Deze bevindt zich op het kantoor van de instellingen. Invoering en mutatie gebeuren door de houder of diens plaatsvervanger. Het kantoor is afsluitbaar.

De zorgdossiers van de cliënten waaraan zorg wordt verleend bevinden zich ten huize van de cliënt. De rapportage van de verleende zorg wordt bijgehouden door de zorgverleners. De zorgdossiers van de cliënten waaraan geen zorg meer wordt verleend bevinden zich in het kantoor van de instellingen in een afsluitbare archiefkast. De sleutel berust bij de houder of diens plaatsvervanger.

De urenregistratieformulieren worden ingevuld door de medewerkers en periodiek ingeleverd bij de instelling. De daarvoor aangewezen functionaris of diens plaatsvervanger controleert de formulieren en verwerkt de gegevens in de declaraties.

Vrijstelling registratie Wpr.

De uitvoering van de registratie en verwerking zijn, zoals beschreven bij besluit van 7 mei 2001, beschreven in artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens vrijgesteld van registratie.